Case study: Ikea Webshop
Het bekendste Zweedse exportproduct na ABBA had nood
aan een beter intern stockbeheer en een efficiëntere webshop waar medewerkers
hun outfit kunnen bestellen. Hun huidige systeem was dan ook dringend toe aan
een update. Hallå Gumbys?
Efficiënte webshop gezocht
De kenmerkende geel-blauwe outfits van de medewerkers worden namelijk bewaard in een immens magazijn van waaruit ze vertrekken naar de verschillende winkels. Het personeel van Ikea België en Nederland kan die items kopen op een e-commerceplatform, noem het gerust een webshop. En net die webshop moest een pak efficiënter gemaakt worden.
Onze collega’s van
eWings, die ook deel uitmaken van Phanes, hadden reeds de website met het
e-commerce pakket Magento opgezet. Onze hulp werd ingeschakeld om de
backend onder handen te nemen. Dit voor zowel de vestigingen van Ikea in
België, Nederland en Zwitserland.
Custom connector to the rescue
We gingen van start met een analyse om te peilen naar de noden en wensen van Ikea. Zo brachten we de verschillende partijen in kaart, maakten we een overzicht van de activiteiten (bv. de pickings) en keken we wat geautomatiseerd kon worden. Ikea voorzag ons ook van alle exports, dus de producten, locaties en interne regels. We hebben vervolgens alles opgezet in een testomgeving, in samenspraak met de klant uiteraard, om nadien in productie te kunnen gaan.
We werkten eerst met een third-party app connector om Odoo en de Magento website te connecteren. Die connector nam echter veel tijd in beslag omdat we bugs moesten oplossen en support moesten voorzien. We besloten dan maar om een custom connector te bouwen tussen Odoo en het e-commerceplatform. Het grote voordeel hiervan is dat we die nu ook kunnen implementeren bij andere vestigingen van Ikea.
Na uitvoerige testen van de flows en een paar kleine
aanpassingen per land, was alles klaar voor de lancering! In België is het
nieuwe systeem nu twee jaar actief, in Nederland anderhalf jaar en ook in
Zwitserland zijn we sinds december live.
Het eindresultaat
Betere communicatie en groeipotentieel
Het grote voordeel? Wel, er is nu een veel betere communicatie tussen de medewerkers die een bestelling plaatsen en de warenhuizen. Met een beter zicht op wat er binnenkomt en buitengaat. Dit is best handig voor bepaalde afdelingen, denk maar aan finance of stockbeheer, om te kunnen zien hoeveel items een bepaalde vestiging heeft aangekocht. Bovendien kan ook de rapportage eenvoudig geraadpleegd worden vanuit Odoo.
Een ander groot voordeel, ook voor ons, is dat er op het
huidige systeem kan bijgebouwd worden. Er kunnen dus in de toekomst
eenvoudigweg extra modules worden toegevoegd omdat Odoo een open source systeem
is. We kunnen met andere woorden opschalen waar en wanneer nodig. België,
Nederland, Zwitserland … who’s next?
