Fietsatelier Velo vzw
schakelt een tandje hoger dankzij Gumbys
schakelt een tandje hoger dankzij Gumbys
Data en rapporteringen gezocht!
Het klantenbestand van Velo vzw bestaat, hoe kan het ook anders in Leuven, voornamelijk uit studenten. Zij werken dan ook nauw samen met de KUL en staan in voor duizenden fietsen. Velo vzw heeft ook een pilootproject ‘Velokadee’, waarbij ze fietsen verhuren aan kinderen. Die kunnen dan hun fiets inruilen voor een groter exemplaar als ze zelf groter worden. Het probleem was echter dat Velo vzw niet over genoeg transparantie en rapportering beschikte. De partijen waar ze mee samenwerken, zoals de KUL, willen tenslotte graag weten hoeveel herstellingen er bijvoorbeeld gebeuren. Helaas was hun systeem danig verouderd en was die data niet beschikbaar. Bovendien was er nog heel wat tijdrovend manueel werk en kon het kassasysteem wel een update gebruiken. Een kolfje naar de hand van Gumbys!
Odoo voor de kmo
Laat ons beginnen bij het prille begin. Kunlabora, dat net als Gumbys deel uitmaakt van de Cronos Groep, had reeds voor Velo vzw een analyse gedaan en wat bleek? Odoo was een valabele piste. Odoo is een ERP-pakket, een verzameling business apps waarin je de belangrijkste bedrijfsprocessen kan onderbrengen. Denk hierbij aan boekhouding, voorraadbeheer, aankoop, verkoop, enz. Kortom, een totaalpakket voor de kmo. Wij hadden genoeg gehoord en gingen meteen van start met een aantal kennismakingsgesprekken om te weten te komen wat de wensen en noden zijn om zo samen met Velo vzw eventuele pijnpunten te ontdekken.
Snellere en efficiëntere registratie
Het startschot werd gegeven met het pilootproject Velokadee. Eens de initiële scope duidelijk was, planden we analyseworkshops in met de verschillende teams van Velo vzw. We maakten een mapping aan, tekenden de bedrijfsprocessen uit en keken na wat nodig was om alles in Odoo te capteren. Zijn er bijvoorbeeld workarounds nodig of is maatwerk voldoende om aan alle noden te voldoen? Odoo beschikt namelijk over een aantal basismodules, maar wij zijn die gaan uitbreiden om een aantal ‘gaps’ op te vullen. Zo kon het registratieproces wel een stuk efficiënter en sneller. We gingen na of mensen niet zelf hun order kunnen registreren in een digitale kiosk om zo de hele flow in te korten.
Bouwen en valideren tot de meet
Bij een dergelijk project komt heel wat kijken en bij Gumbys laten we dan ook niks aan het toeval over. Zo proberen we de klant via mockups te laten wennen aan de nieuwe flows. We tonen bijvoorbeeld op een tablet hoe de nieuwe processen verlopen en zorgen voor gepaste opleidingen. Via die methode kunnen we de registratie simuleren, productdata definiëren, klantendata overzetten of een aantal interne veranderingen toepassen. Zo moet bijvoorbeeld elke fiets een serienummer krijgen. Daarnaast moet er gecheckt worden of er hardware vereist is, zoals tablets. Door middel van sprints in de testomgeving kunnen we tijdig ingrijpen en de nodige aanpassingen doen. Wij bouwen, valideren en verwerken feedback. Dit doen we steeds opnieuw tot alles op punt staat, de pijnpunten weggewerkt zijn en rapporteringen mogelijk zijn.
Een totaaloplossing op maat
We horen u al denken: “En mijn bedrijf dan?”. Maak je geen zorgen, dit traject kunnen wij toepassen op zowat elk bedrijf, ongeacht de sector waarin u verhuurt. Een geïntegreerd kassasysteem, digitale ondertekeningen van een contract, een volledige integratie met boekhouding en facturatie, waardoor afpuntingen en betalingsherinneringen ook in het systeem zelf kunnen gebeuren, … Het zijn maar enkele van de mogelijkheden van een dergelijke implementatie.
Als
je te maken krijgt met producten waarvan maar een
beperkt aantal voorhanden is, is de verhuurplanning van cruciaal belang.
Wel, Odoo kan dit opvangen en aan voorraadpredictie doen (voorspellen wanneer er terug stock is). Odoo is daarnaast open source en maakt het dus mogelijk om modules toe te voegen, zoals bijvoorbeeld de opvolging van contracten.
Die module zorgt ervoor dat klanten van wie het contract bijna eindigt
automatisch een e-mail krijgen om hun contract te verlengen.
Het mag duidelijk zijn, Gumbys zal mee nadenken en challengen tot er een oplossing op maat is.
